Anche se app come Zoom e Slack hanno preso il sopravvento, l’e-mail è ancora gioca un ruolo fondamentale nella maggior parte del nostro lavoro e della nostra vita personale. Scommettiamo che al 90% c’è la possibilità che tu abbia almeno un account tramite Gmail (che ha più di 1,5 miliardi di utenti).
Anche se probabilmente conosci le basi di Gmail, ci sono molte funzionalità e trucchi che potresti esserti perso che possono aiutarti a semplificare la tua vita digitale. (Esistono anche app di terze parti come Kiwi per Gmail, che riunisce più account in un’unica app e che tuttavia ha un costo).
Ecco 10 trucchi di Gmail per aiutarti a lavorare di meno e in modo più intelligente con Gmail.
Sincronizza il calendario
Potresti essere una di quelle persone che se non mette un appuntamento nel calendario Gmail, non se la ricorderà. Il primo trucco di Gmail è proprio quello di sfruttare il calendario Google. Infatti, anche se di solito metti un evento o un promemoria imminente sul telefono, quegli eventi si sincronizzano automaticamente con il tuo calendario Gmail su tutti i dispositivi in cui è presente questo account Google.
Puoi trovare il tuo calendario Gmail sul desktop facendo clic sull’icona in alto a destra per aprire tutte le Google Apps e scegliendo Calendario (ovviamente parliamo del tuo browser). In alternativa, puoi scaricare l’app Google Calendar per il tuo dispositivo iOS o Android : il tuo telefono Android potrebbe averlo per impostazione predefinita.
Accedi a più account contemporaneamente
Se hai più di un account Gmail attivo, puoi passare da uno all’altro senza sforzo ed è proprio questo il secondo trucco di Gmail che ti consigliamo. Fai semplicemente clic sull’icona del tuo profilo in alto a destra (mobile o desktop) e scegli Aggiungi un altro account . Da lì dovrai solo accedere e sarai in grado di accedervi quando farai clic sull’icona del tuo profilo in futuro. Se non accedi a uno degli account abbastanza frequentemente, verrai disconnesso.
Imposta filtri
Con così tanti siti web che chiedono il tuo indirizzo e-mail in questi giorni, la tua casella di posta potrebbe iniziare a sembrare il selvaggio West. Potresti anche voler organizzare meglio le e-mail e dare la priorità a quelle di determinate persone. È qui che i filtri tornano utili. Per impostare un filtro, apri Gmail, fai clic sull’ingranaggio delle impostazioni e scegli Visualizza tutte le impostazioni . Da lì, fai clic su Filtri e indirizzi bloccati > Crea un nuovo filtro .
Puoi personalizzare il tuo filtro per organizzare le email per mittente, destinatario, oggetto, parole chiave e altro. Quando hai ottenuto le tue specifiche, fai clic su Crea filtro. Semplice e utilissimo.
Imposta una firma
L’impostazione di una firma in Gmail può farti risparmiare un passaggio durante la composizione di un messaggio e rendere le tue e-mail più professionali. Per impostare una firma per tutti i messaggi in uscita, apri Gmail > Impostazioni (icona ingranaggio) > Visualizza tutte le impostazioni.
Da lì, scorri verso il basso finché non vedi Firma e fai clic su Crea nuovo. Tutte le firme che hai creato saranno visibili in Impostazioni, dove potrai modificarle o eliminarle in qualsiasi momento.
Annulla un messaggio inviato
Questo è uno dei trucchi di Gmail più utili in assoluto, soprattutto se ti trovi spesso indeciso nei contenuti dei messaggi che invii e poi ti penti di ciò che hai inviato. Fortunatamente, Gmail ha una funzione che ti può salvare in extremis chiamata Annulla invio. Subito dopo aver premuto Invia, verrà visualizzato un messaggio nella parte inferiore dello schermo che informa che il messaggio è stato inviato, ma c’è anche l’opzione Annulla o Visualizza messaggio. Quando fai clic su Annulla, Gmail interrompe l’invio del messaggio. Puoi anche modificare il tempo a disposizione per annullare un messaggio. Per configurare Annulla invio, vai su Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni e scorri verso il basso fino a Annulla invio.
Da lì puoi impostare una finestra di cancellazione dell’invio di cinque, 10, 20 o 30 secondi. Super comodo per chi vuole cambiare l’ultima virgola nella frazione di secondo in cui sta premendo il tasto di invio.
Programma invio email
Pianificare un messaggio è utile se hai colleghi o amici in fusi orari diversi e non vuoi rischiare di disturbarli con una notifica via e-mail a orari improbabili. Anche questo trucco di posta di Gmail risulta molto comodo.
Per pianificare un messaggio, digita semplicemente ciò che vuoi dire e, invece di fare clic su Invia, fai clic sulla piccola freccia in giù e seleziona Pianifica invio. Gmail suggerirà alcuni orari possibili, ma puoi anche inserire manualmente un orario di invio specifico.
Composizione intelligente
Smart Compose di Gmail funziona come il testo predittivo e ha lo scopo di semplificare il processo di scrittura. Ad esempio, mentre digiti “Ti chiamo”, Google Smart Compose suggerisce “domani”. Basta premere Tab per accettare il suggerimento; in caso contrario, continua a digitare. Se non sei un fan di Smart Compose, puoi disattivarlo in Impostazioni.
Controllo ortografico
Lo strumento di controllo ortografico di Gmail può alleviare lo stress dell’invio di e-mail importanti. Il correttore ortografico può aiutarti con le parole di cui non sei sicuro e con semplici singhiozzi dovuti alla digitazione troppo veloce. E Gmail manterrà la parola sottolineata se la modifica, quindi puoi scegliere di annullare se non è una modifica che desideri apportare. Inoltre, Gmail ha anche funzioni di grammatica e correzione automatica. Tutto può essere attivato o disattivato in Impostazioni > Controllo ortografico.
Il controllo ortografico è uno dei trucchi che più ci sentiamo di consigliare per risparmiare molto tempo per la scrittura di una email e per il suo invio.
Conversazioni mute
Siamo stati tutti inseriti in un gruppo di posta elettronica che non sembra calmarsi e darci pace. Se questo è il tuo caso, apri semplicemente la fastidiosa e-mail quando ti arriva, fai clic sull’icona delle impostazioni a tre punti appena sopra la riga dell’oggetto dell’e-mail e seleziona Disattiva audio nel menu a discesa. Proprio come con Annulla invio, avrai l’opportunità di riattivare l’audio se hai cliccato per sbaglio.
Etichette
Tra i 10 trucchi di Gmail non potevano mancare le etichette possono rendere la tua casella di posta molto più gestibile. Sono una sorta di filtri (e puoi impostare un filtro per inviare un’email a determinate etichette). Le etichette si trovano nella barra laterale dove troverai Posta in arrivo, Posta inviata, Posta indesiderata e altre cartelle.
Scorri verso il basso e fai clic su Crea nuova etichetta . Da lì, puoi nominare la tua etichetta e creare etichette di gruppo. Ad esempio, se ti stai organizzando per la scuola, l’etichetta principale potrebbe essere Classe di biologia e potresti raggruppare in etichette sui progetti di classe e sui compiti inviati.
Inoltre se hai dimestichezza con i filtri puoi creare un filtro in cui una email da un determinato mittente ogni volta che arriva viene spostata in automatico in una cartella o gli viene assegnata un’etichetta. Forse il più avanzato e comodo trucco di Gmail per chi ci lavora quotidianamente e scambia email con clienti, fornitori, ecc ecc.